2014-07-02_143127  

「當你問有創意的人他們是怎麼辦到的,他們會感到有點心虛,因為他們並不是真的在『發揮創意』,他們就只是看到了某些東西並把他們連結起來。」— Steve Jobs

 

瀏覽FB時看到一個很不錯的文案可以拿來當企畫的idea、開會或上課時當下記得亂糟糟的筆記、通勤時神來一筆的想法…

這些東西如果沒有系統性的整理,很容易就掩沒在忙碌的洪流中,一去不復返…所以,數位時代,有甚麼更有用的整理術,能讓我們的思緒更清楚、筆記更有系統、工作更有效率呢?

台灣evernote達人—電腦玩物站長異塵行者,在其著作《evernote 100個做筆記的好方法:數位化重整你的工作與人生》列舉許多方法術,我覺得其中有幾個還滿實用的,推薦給大家~~~

推薦一:高效率會議筆記做法

 

2014-07-02_171008  

開會常記了一堆筆記,但是事後還要花時間整理? 甚至相關資料東散西落? 記會議重點其實比較重要的是「分項目紀錄」,一開始就先分類好,資訊就會非常清楚囉!! 書中特別建議會議筆記作法如下:

1. 先建立新記事 (若是同專案或routine會議,可歸類在同一本記事本裡)

2. 預先分類好:「與會者」、「會議重點」、「我的想法」、「會後Action」、「參考資料」

以上用紙筆也是可以記的,不過EVERNOTE 好用的地方就在於,可以隨意插入office檔案、照片檔、電子郵件、複製相關記事連結等,這樣會議中一談到甚麼相關檔案就可以一併放置進去,或者與會者在白板上畫了架構圖,拍照下來再歸檔就可以了,就不用再自己手繪,也不會漏掉資料。

所有會議記錄中,最重要的其實是「會後Action」,evernote的核取方塊功能,就可以協助你點列囉! 下次會議還能回頭來check是否達到。

 

推薦二:隨手建立專案資料庫

  

在工作上、生活上從四面八方來的資訊何其多,但時常我們都看過就忘了,等到某個專案要用時,才在腦中思索「啊! 之前好像曾經在哪裡看到相關資料…」。所以一開始就建好記事本分類,EX: 「產業動態」、「競業消息」、「企劃靈感」等,或者若很早以前就知道要進行某項專案,就先開一個此專案的記事本,看到相關的網頁、隨手照的照片、電子郵件、檔案可以先歸進去。

書中特別提到一個剪貼網頁到EVERNOTE的好用工具:Clearly (EVERNOTE推出的Chrome、Firefox擴充套件)

較特別的功能是可以讓你用螢光筆直接標記網頁重點,然後儲存至EVERNOTE。

2014-07-02_175110   

 

推薦三:用筆記進行專案進度管理

 

每個人習慣使用的專案管理工具不盡相同,evernote 也可以進行專案管理?

我個人覺得這件事的前提是你已經很習慣將所有資料、參考筆記等彙整至evernote了,做起進度check的專案管理就會比較適合。好處在於能夠將進度check和相關資料連結在一起。

2014-07-02_185119  

推薦四:讓重複流程化-建立常用工作流程範本

 
 
 
 

在職場上,有一些工作是有既定流程且重複發生的,透過筆記+檢核點設定+相關文件連結,我們可以:

1. 根據每次的實作修改流程範本

2. 流程越修越有效率後,就能定下一個最佳範本

3. 用共享筆記or匯出方式,分享給新進人員或協作人員,或直接成為公司SOP文件的雛形

此部分使用的功能和前項專案進度管理類似,但不同的是,目的是以建立統一流程讓自己的工作更有效率,同時也能給之後的新人清楚的流程。

 

推薦五:別被瑣事打亂,先儲存是為了focus在主要工作

 

相信你一定也有同樣的經驗,正在做一件事情時,突然插入了一項臨時交辦的任務或者突然收到了一封要處理的E-mail,這時候該怎麼辦呢?

事實上,在切換不同工作的過程中,常會耗費許多大腦重新開機暖機的時間,尤其是你本來正在進行的事是需要高度專注力的,所以遇到臨時插入事項時,可以先確認是否很急,若隔天或本週處理完就可以了,那就先放在一旁,先focus在本來工作上。但因為一時無法記住那麼多臨時事項,之後忘記怎麼辦呢?

這時就可在evernote開一個「瑣碎事項收集箱」的記事本,先儲存在此,設定提醒時間(也就是該事項該完成的日期or可以提前多設幾天),之後每天上班時,可以先打開這個記事本,看看標註今日為deadline的事項有哪些,然後排定一個時間去完成他。也就是說,被記錄下來的瑣事大腦就不用花時間在記得它了,而是要處理的時候,我們再回頭看記事本。我們的大腦可以用來記更重要的事情。

參考書籍:《evernote 100個做筆記的好方法:數位化重整你的工作與人生》

ProductPhoto  

本文同步刊載於:dcplus數位行銷實戰家 (http://dcplus.com.tw/5048/training)

 

, ,

艾莉絲 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(0) 人氣()